Reuniones de coordinación que sirven: un formato en tres partes

En casi todos los diagnósticos que hacemos en consultoría educativa aparece la misma queja: «tenemos demasiadas reuniones». Cuando miramos el calendario, el número no siempre es exagerado. Lo que ocurre es que muchas reuniones mezclan información, debate y decisión sin separar una cosa de otra, y terminan sin acuerdos que alguien vaya a revisar.

Primero, lo que se puede leer

Toda la información que no necesita conversación (fechas, recordatorios, novedades administrativas) puede enviarse por escrito el día anterior. La reunión empieza dando por leído ese documento. Solo con este cambio, muchos equipos recuperan veinte minutos.

Después, una sola cuestión para debatir

Elegid una pregunta por reunión y formuladla de manera que se pueda responder. No es lo mismo «hablar de la evaluación» que decidir «qué dos evidencias vamos a usar en el segundo trimestre para evaluar la expresión oral».

Una reunión de coordinación no es un espacio para informar. Es un espacio para decidir juntos lo que nadie puede decidir solo.

Y al final, acuerdos con nombre y fecha

Los últimos diez minutos se dedican a escribir los acuerdos: qué se hará, quién se encarga y cuándo se revisará. Ese documento abre la siguiente reunión. Sin este paso, el equipo vuelve a debatir lo mismo un mes después.

Cómo empezar sin pedir permiso a nadie

• Probad el formato durante un trimestre en un solo equipo o departamento.
• Pedid a una persona distinta cada vez que modere y vigile el tiempo.
• Al terminar el trimestre, preguntad al equipo si le compensa y ajustad lo necesario.

Es un cambio pequeño, pero el claustro lo nota enseguida. Y libera tiempo para lo que de verdad importa: hablar de lo que pasa en las aulas. Si además estáis replanteando las prioridades del centro, empezad por estas cinco preguntas antes de reescribir el proyecto de centro.